トラブルの基になりやすいキャンセル料。
契約の際にしっかり確認すべき「規約」に必ず記載されている事項です。
結婚式のキャンセル料とは
キャンセル料とは、いわば「保障料」で、ホテルや旅行と同様の考え方。
あるお客様が会場を予約すると、同日同時刻には１組しか使用できないので、同じ条件では他のお客様の予約を取れなくなります。
もし、予約していたお客様がそこをキャンセルすれば、改めて予約が取れるよう営業活動をしていくわけですが、当日までの期間が短くなるほど新たな予約は取りにくくなり、割引などの営業努力をするなど、同じ売上額や利益額の見込みも立てにくくなります。
一般的に、ウェディングの予約は半年前くらいが最も多く、早い人で１年前くらいです。
また、３か月前から打合せが始まる会場がほとんどなので、それまでにはお客様のほうもほぼ予約を終えているので、新たに会場探しをする人自体がぐっと少なくなります。
つまり、日程が迫るにつれて、検討しているお客様はどんどん少なくなるため、あるはずだった売上の機会の損失を補填すべく、キャンセル料は上がっていくわけです。
最近はキャンセル料について「消費者センターに訴える！」と不当だと主張するケースも増えているようですが、キャンセル料自体は違法なものでもありませんし、業務的にも必要なものだと考えます。
また、金額や料率は法律等で定められたものではないので、キャンセル料の条件は会場によって異なりますし、それもおかしいことではありません。
ただ、納得できる金額も人それぞれですし、 明らかに法外な値段であれば話は別です。
だから、契約前にキャンセル料の内容をしっかり確認すべきなのです。
契約時の説明で会場の質がわかる
大前提として、会場の契約時に規約、特に料金や支払いに関する説明がなされない場合は、質のよくない会場だと思って注意しましょう。
しっかりと規約の内容を読んで、疑問があれば説明をしてもらうこと。
万が一キャンセルをしなければいけなくなった場合に、自分たちがそれを納得して支払えるかどうかを考えてください。
規約の説明は、会場側にとってもリスク回避になるのです。
お客様の中には自己都合でキャンセルを申し出ているにも関わらず、キャンセル料は払いたくないという方もいます。
会場側に非がなく、説明を受けた上で契約をしているのであれば、規約に記載されているキャンセル料をいただくのは正当な行為です。
会場の申込書には「規約を読んだ上で記入して申し込みます」という内容の記載があるはずですし、規約に署名・捺印をさせる会場もあります。
しかし、説明をきちんとしていないのであれば話は違ってきます。
問題なのは、会場が規約を説明しないこと、そして、お客様が確認や理解をしないこと。
「申込み」という言葉は使っていても、その実は会場との使用契約です。規約の説明をしないのも、規約を読まないのもそれぞれの落ち度になります。
お互いにいい形で当日までの準備を進めるためにも、規約の確認をしっかり行ってから契約するようにしてください。
【参考】プリーマのキャンセル規定（トータルプロデュースの場合）
| 契約～挙式・披露宴の91日前 | サポート料金の50％ ＋ 実費諸費用 |
| 挙式・披露宴の60～31日前 | サポート料金の80％ ＋ 実費諸費用 |
| 挙式・披露宴の30～11日前 | サポート料金全額 ＋ 実費諸費用 |
| 挙式・披露宴の10日前～当日 | 請求費用全額 |
関連記事
結婚式場「キャンセル料」の予備知識（All About）